Per installare un GPS sui veicoli aziendali serve, nella maggior parte dei casi, un accordo sindacale oppure l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL): lo richiede l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. L’istanza si presenta con il modulo INL 1.2, preferibilmente via PEC, e il sistema non può essere né installato né attivato prima del via libera. Il GPS sul mezzo, quando c’è un dipendente alla guida, ricade di regola nel comma 1 (possibilità di controllo), non nell’esenzione del comma 2 sugli strumenti di lavoro: il regime è in controllo a distanza dei lavoratori.
Quando serve l’autorizzazione per il GPS sui mezzi aziendali?
L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970, riformato dal D.Lgs. 151/2015) stabilisce che gli strumenti dai quali deriva “anche la possibilità” di controllo a distanza dei lavoratori possono essere installati solo per:
- esigenze organizzative e produttive
- sicurezza del lavoro
- tutela del patrimonio aziendale
e solo previo accordo collettivo con le rappresentanze sindacali (RSU/RSA) oppure, in mancanza di accordo, previa autorizzazione dell’Ispettorato.
Il GPS sul veicolo aziendale rientra quasi sempre in questa disciplina: l’Ispettorato ha chiarito che il localizzatore è uno “strumento aggiunto” al mezzo, quindi soggetto ad autorizzazione, salvo casi particolari in cui la prestazione non può essere resa senza (per esempio quando la geolocalizzazione è richiesta da una norma o il lavoro stesso si svolge tramite l’app di tracciamento). Nella prudenza, quasi tutte le aziende seguono l’iter completo.
Accordo sindacale o autorizzazione INL: qual è la differenza?
Sono due strade alternative:
| Accordo sindacale | Autorizzazione INL | |
|---|---|---|
| Quando | In azienda ci sono RSU/RSA (o si ricorre alle sigle territoriali) | Non ci sono rappresentanze, o l’accordo non si raggiunge |
| Forma | Verbale di accordo collettivo | Provvedimento amministrativo (definitivo) |
| Costo | Nessuno | Marca da bollo (modello INL 1.4) |
| Tempi | Quelli della trattativa interna | Dipendono dalla sede territoriale |
Per imprese con unità produttive in più province o regioni, l’accordo può essere stipulato con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale, oppure l’istanza va alla sede centrale dell’INL.
Come si presenta l’istanza all’Ispettorato?
La procedura, aggiornata ai modelli INL in vigore:
- Scarica il modulo INL 1.2 “Istanza Videosorveglianza – Installazione GPS” dal sito ispettorato.gov.it
- Prepara la relazione tecnica allegata, che deve descrivere: le ragioni organizzative/produttive/di sicurezza, la modalità di funzionamento del sistema, se è prevista la visualizzazione in tempo reale (e perché), le modalità e i tempi di conservazione dei dati, chi accede ai dati e in quali occasioni, se il sistema prevede la modalità “privacy” (disattivazione da parte del lavoratore) e la fascia oraria di attivazione
- Invia via PEC con firma digitale (modalità preferita dall’INL) oppure consegna a mano alla sede territoriale competente
- Allega il modello INL 1.4, la dichiarazione sostitutiva per l’assolvimento dell’imposta di bollo
- Attendi il provvedimento prima di installare
Due dettagli che semplificano: non serve allegare l’elenco dei veicoli o delle targhe, e il richiedente deve essere il titolare effettivo del trattamento dei dati — se il controllo è gestito da un soggetto esterno (es. un committente), l’istanza viene rigettata.
Si può installare il GPS in attesa dell’autorizzazione?
No. Il modulo INL 1.2 è esplicito: anche la sola installazione o messa in esercizio prima dell’autorizzazione comporta le sanzioni dell’art. 38 della L. 300/1970. Non basta tenere il sistema spento: il dispositivo non deve proprio essere montato fino al via libera (o alla firma dell’accordo sindacale).
Cosa chiede il Garante privacy oltre all’autorizzazione?
L’autorizzazione INL non basta da sola: il trattamento dei dati deve rispettare il GDPR. I provvedimenti recenti del Garante (tra cui il n. 7/2025, sanzione da 50.000 euro a una società di autotrasporti, e il n. 382/2026) hanno fissato limiti concreti:
- Niente monitoraggio continuativo di fatto: frequenze di rilevazione troppo ravvicinate (60-120 secondi) con accesso immediato alla posizione sono state giudicate sproporzionate; in un caso l’intervallo è stato portato a 15 minuti e disattivato il live tracking
- Conservazione limitata: 180 o 365 giorni di storico sono stati sanzionati come eccessivi; i tempi vanno commisurati alla finalità dichiarata
- Disattivazione fuori orario: il tracciamento durante pause e fuori dall’orario di lavoro va evitato di regola sull’uso promiscuo; se la sospensione da parte del conducente è esclusa, la ragione va scritta in DPIA. Non è un pulsante imposto per legge
- Informativa chiara: il dipendente deve sapere quali dati si raccolgono, perché, per quanto tempo e se possono essere usati anche a fini disciplinari
La configurazione corretta della piattaforma conta quanto la pratica amministrativa: su TRACKYUP puoi impostare ruoli di accesso, esportare o cancellare lo storico e gestire le fasce di attivazione. Il quadro completo è in GPS e dipendenti: la normativa, in controllo a distanza dei lavoratori e nell’articolo su monitoraggio veicoli e GDPR.
Domande frequenti sull’autorizzazione GPS all’Ispettorato
Serve l’autorizzazione anche per un solo veicolo o un solo dipendente?
Sì: l’art. 4 non prevede soglie dimensionali. Anche l’impresa con un solo furgone e un solo dipendente segue lo stesso iter (accordo o autorizzazione). Se non ci sono dipendenti — per esempio il titolare guida da solo — il problema non si pone, perché manca un rapporto di lavoro subordinato.
Quanto tempo ci vuole per ottenere l’autorizzazione INL?
Dipende dalla sede territoriale e dalla completezza dell’istanza: in genere da poche settimane a qualche mese. Una relazione tecnica ben preparata (funzionamento, conservazione, accessi, modalità privacy) riduce il rischio di richieste di integrazione.
L’autorizzazione va rinnovata?
No: l’art. 4 stabilisce che i provvedimenti dell’Ispettorato sono definitivi. Va però presentata una nuova istanza se cambiano le condizioni di fatto descritte (per esempio un sistema con funzioni di controllo diverse).
Cosa rischio se uso il GPS senza autorizzazione?
Due piani di rischio: le sanzioni dell’art. 38 L. 300/1970 per l’installazione senza via libera, e sanzioni del Garante per il trattamento illecito dei dati (nel 2025 una società di autotrasporti ha pagato 50.000 euro). In più, i dati raccolti illecitamente non sono utilizzabili, nemmeno a fini disciplinari.
Il modello di informativa ai dipendenti dove lo trovo?
Nella nostra pagina GPS e dipendenti: la normativa, insieme al modello di informativa di geolocalizzazione e alla pagina sul controllo a distanza dei lavoratori.
Ultimo aggiornamento: settembre 2026. Articolo informativo, non sostituisce la consulenza legale o giuslavoristica: per la pratica INL valuta il supporto del tuo consulente del lavoro. Per la parte tecnica del sistema: contattaci.