Il monitoraggio dei veicoli aziendali con il GPS è legale, ma non in modo libero. Quando alla guida c’è un lavoratore, dal localizzatore deriva la possibilità di un controllo a distanza: servono finalità documentate, accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato (art. 4 dello Statuto dei Lavoratori), informativa ai dipendenti e una configurazione proporzionata al GDPR. Chi salta questi passaggi rischia sanzioni e l’inutilizzabilità dei dati raccolti.
Cosa dice l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori sul GPS?
Il Jobs Act (d.lgs. 151/2015) ha distinto due binari, e sul GPS dei mezzi il primo è quello che conta.
- Comma 1: gli impianti da cui deriva anche la possibilità di controllo a distanza richiedono accordo con RSA/RSU o, in mancanza, autorizzazione dell’Ispettorato, e solo per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio. Il GPS sul veicolo aziendale, quando c’è un dipendente alla guida, ricade di regola qui: localizza un bene, e da quelle posizioni si ricostruisce il tragitto della persona.
- Comma 2: gli strumenti usati dal lavoratore per rendere la prestazione non richiedono quell’accordo preventivo, ma l’informativa resta comunque dovuta. Trattare il localizzatore del furgone come «strumento di lavoro» per saltare l’accordo è l’errore più frequente: il Garante guarda a cosa lo strumento permette di ricostruire, non a come è stato venduto.
L’accordo, da solo, non chiude il cerchio. Nel provvedimento n. 382 del 28 maggio 2026 l’Azienda Tutela della Salute per la Liguria aveva sia l’informativa sia l’accordo collettivo: il Garante ha comunque dichiarato illecito il trattamento (rilevazione ogni 60 secondi, tempo reale, uso disciplinare, nessuna DPIA). Sanzione 6.000 €. Il quadro operativo è in GPS e dipendenti; il regime dell’art. 4 in controllo a distanza dei lavoratori.
Cosa deve contenere l’informativa ai dipendenti?
L’informativa (artt. 13-14 GDPR) va consegnata prima dell’attivazione. Deve indicare in modo chiaro:
- Chi è il titolare del trattamento (l’azienda) e i suoi contatti
- Quali dati raccoglie il sistema (posizione, orari, velocità, soste)
- Le finalità (organizzazione dei percorsi, sicurezza, tutela del patrimonio — non il controllo dell’attività come scopo primario)
- L’intervallo di rilevazione, se l’accesso in tempo reale è attivo, e se il conducente può sospendere la localizzazione: tre voci che i modelli pre-2026 di solito omettono
- Per quanto tempo i dati vengono conservati, e chi può consultarli
- I diritti del dipendente (accesso, rettifica, opposizione)
Il fac-simile di informativa e il fac-simile di accordo sindacale sono i documenti da compilare; la valutazione d’impatto (art. 35 GDPR) resta all’azienda titolare.
Quali dati si possono raccogliere e per quanto tempo?
Vale il principio di minimizzazione: si raccoglie ciò che serve alla finalità dichiarata, non tutto ciò che il dispositivo può registrare.
- Frequenza proporzionata: non esiste un valore fissato dalla legge. Nel 382/2026 una granularità pari o inferiore a 1-2 minuti è stata ritenuta idonea a ricostruire l’intero tragitto della persona; il rimedio accettato è stato 15 minuti con tempo reale disattivato. La frequenza si configura insieme alla finalità, e va scritta nell’informativa.
- Fuori orario: se il mezzo è ad uso promiscuo, il tracciamento va di solito sospeso o limitato a una fascia. La sospensione da parte del conducente è un profilo da valutare in DPIA, non un pulsante imposto per legge.
- Accesso ristretto: solo chi ne ha necessità deve poter vedere le posizioni, con ruoli distinti da chi legge i soli riepiloghi.
- Conservazione: commisurata alla finalità, dichiarata per iscritto e allineata a quanto la piattaforma tiene davvero.
Come ti aiuta TRACKYUP a essere conforme?
Vendiamo kit a prezzo pubblico e configuriamo la piattaforma sui numeri che hai dichiarato: intervallo, permessi, finestre fuori orario. Non sostituiamo il consulente del lavoro e non vendiamo «tracking continuo» sui mezzi con dipendenti.
- Dati su server nell’Unione europea, con accessi tracciati e ruoli utente configurabili
- Descrizione tecnica dei dati raccolti, da allegare all’accordo o all’istanza all’Ispettorato
- Fac-simile di informativa e accordo sindacale da adattare con il consulente
Il titolare del trattamento resta l’azienda cliente. Per i passaggi legali valuta il supporto del tuo consulente del lavoro.
Domande frequenti su GPS aziendale e privacy
Serve il consenso del dipendente per il GPS sul furgone?
No, non il consenso privacy: la base giuridica è di regola il legittimo interesse o l’adempimento di obblighi connessi al rapporto di lavoro. Servono però l’informativa completa e, di regola, l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato ex art. 4 comma 1, più una configurazione proporzionata.
Posso usare i dati GPS per contestare un comportamento a un dipendente?
È il punto deciso dal Garante nel 382/2026: l’ente sanitario ligure aveva informativa e accordo, e ha usato le posizioni in un procedimento disciplinare. Il trattamento è stato comunque dichiarato illecito. I dati raccolti senza le condizioni dell’art. 4, o con una configurazione sproporzionata, non sono utilizzabili.
Il GPS può restare attivo fuori dall’orario di lavoro?
Se il veicolo è in uso esclusivamente lavorativo, la finalità di tutela del patrimonio può reggere. Sull’uso promiscuo il tracciamento fuori orario va di solito disattivato o limitato a una fascia, e dichiarato nell’informativa. Se la disattivazione è esclusa, la ragione va scritta in DPIA.
Quanto a lungo posso conservare lo storico dei percorsi?
Non esiste un numero unico: il periodo deve essere proporzionato alla finalità e coincidere con quello della piattaforma. Definiscilo nell’informativa e nell’accordo, poi configura il sistema sugli stessi giorni.
L’accordo sindacale mi mette al sicuro dal Garante?
È necessario, non sufficiente. Nel 382/2026 l’accordo c’era (verbale del 3 luglio 2018) e il Garante ha sanzionato la configurazione e l’assenza della DPIA. L’accordo collettivo, scrive, è «condizione necessaria, ma non sempre sufficiente».
Ultimo aggiornamento: settembre 2026. Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza legale. Risorse: controllo a distanza · normativa GPS e dipendenti · contattaci.