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Modello da compilare TRACKYUP

Fac-simile di informativa per il GPS sui veicoli aziendali

Il modello da consegnare ai dipendenti quando installi un localizzatore sui mezzi aziendali, con le voci che il Garante ha contestato nel provvedimento n. 382 del 28 maggio 2026: frequenza di rilevazione, accesso in tempo reale, valutazione d'impatto e possibilità di sospensione durante le pause. Si compila, si stampa e si porta al consulente.

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Prima di compilare

L'informativa da sola non basta: servono tre documenti

È l'errore più frequente. L'informativa dice al lavoratore cosa stai raccogliendo, ma non ti autorizza a raccoglierlo. Nel provvedimento del 28 maggio 2026 l'accordo sindacale c'era e il trattamento è stato comunque dichiarato illecito, perché mancava la valutazione d'impatto e la configurazione era sproporzionata. Il sistema a cui il modulo si riferisce — cosa registra, con quali impostazioni, a quale costo — è descritto nella pagina sul controllo GPS dei mezzi aziendali.

  • L'informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR: è questo modello, va consegnata prima di accendere il sistema
  • L'accordo sindacale con RSA/RSU oppure l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro, ai sensi dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori
  • La valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR): il monitoraggio sistematico di lavoratori la richiede, e la sua assenza è una violazione autonoma
  • La configurazione tecnica effettiva, documentabile: frequenza, tempi di conservazione, chi accede e chi no

Il contesto normativo completo, con i riferimenti alle fonti ufficiali, sta nella guida su GPS e dipendenti. Qui trovi il documento da compilare.

Come si compila

Le quattro voci su cui si decide se il sistema è conforme

Il resto del modulo è anagrafica. Questi quattro campi sono quelli che un'ispezione guarda per prima, e sono anche quelli che i fac-simile generici lasciano in bianco perché risalgono a prima del provvedimento n. 382 del 28 maggio 2026.

  1. La frequenza di rilevazione

    Scrivi un intervallo che la finalità dichiarata giustifica. Il Garante ha ritenuto illecita la rilevazione ogni 60 secondi con vista in tempo reale, perché una granularità pari o inferiore a 1-2 minuti ricostruisce l'intero tragitto della persona.

  2. L'accesso in tempo reale

    Dichiara se è attivo, per quali ruoli e con quale motivazione. Nel caso deciso è stato disattivato in modo permanente come misura correttiva.

  3. La sospensione durante pause ed emergenze

    Indica se il conducente può sospendere la rilevazione. Se non può, la ragione va scritta: la tutela del carico è stata considerata una motivazione ammissibile.

  4. I tempi di conservazione

    Un numero, non «il tempo necessario». Deve corrispondere a quello effettivamente impostato nella piattaforma.

Fac-simile

Il modello di informativa

Compila i campi, stampa o salva in PDF, poi fai verificare il testo dal consulente del lavoro o dall'avvocato privacy della tua azienda.

Attenzione. Schema di partenza fornito da TRACKYUP / YUP srls a scopo informativo. Non costituisce parere legale né consulenza privacy: va adattato alla tua organizzazione e verificato da un professionista qualificato prima dell'uso. Aggiornato ad agosto 2026.

Informativa sul trattamento dei dati personali relativo alla geolocalizzazione dei veicoli aziendali

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300

1. Titolare del trattamento

Ragione sociale

Sede legale

P. IVA / Codice fiscale

Email per le richieste privacy

Responsabile della protezione dei dati (se nominato)

2. Finalità del trattamento

I dati di geolocalizzazione dei veicoli aziendali sono trattati per le seguenti finalità (barrare quelle applicabili ed eliminare le altre):

  • organizzazione e ottimizzazione della logistica e degli interventi sul territorio;
  • tutela del patrimonio aziendale (furto, uso non autorizzato, recupero del mezzo);
  • sicurezza dei lavoratori e gestione delle emergenze;
  • pianificazione della manutenzione e controllo dei costi di esercizio.

Altre finalità (specificare)

I dati non sono utilizzati per finalità diverse da quelle qui dichiarate, né per il controllo occulto dell'attività lavorativa. Ogni finalità aggiunta va motivata: è sulla finalità che si misura la proporzionalità di tutto il resto.

3. Tipologie di dati trattati

  • posizione geografica del veicolo e relativo momento di rilevazione;
  • percorsi, soste, velocità ed eventi tecnici del dispositivo (alimentazione, manomissione);
  • parametri del veicolo resi disponibili dal localizzatore (odometro, carburante), se attivati;
  • identificativo del mezzo e, se configurato, del conducente assegnato.

Dati esclusi dalla raccolta, se previsto

4. Base giuridica e presupposti in materia di lavoro

Il trattamento si fonda sulla base giuridica indicata di seguito e sul presupposto richiesto dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, la cui documentazione è conservata dal Titolare e resa disponibile su richiesta.

Base giuridica adottata (art. 6 GDPR)

Accordo sindacale del

oppure autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro n.

del

L'accordo o l'autorizzazione devono precedere l'attivazione del sistema. La loro esistenza non sana una configurazione sproporzionata: sono due valutazioni distinte, quella sul lavoro e quella sulla protezione dei dati.

5. Frequenza di rilevazione e accesso in tempo reale

La posizione è rilevata con l'intervallo indicato di seguito, scelto in funzione della finalità dichiarata al punto 2 e non del massimo tecnicamente disponibile.

Intervallo di rilevazione impostato

Rilevazione limitata a (fascia oraria / condizioni)

Accesso alla posizione in tempo reale: attivo / non attivo

Se attivo, ruoli autorizzati e motivazione

Con il provvedimento n. 382 del 28 maggio 2026 il Garante ha ritenuto illecito un sistema che rilevava la posizione ogni 60 secondi con accesso in tempo reale, perché consentiva di ricostruire gli spostamenti in modo sostanzialmente continuativo: una granularità pari o inferiore a 1-2 minuti ricade nella stessa valutazione. Nel caso deciso l'intervallo è stato portato a 15 minuti e il tempo reale disattivato in modo permanente.

6. Sospensione della rilevazione durante pause ed emergenze

Le pause e i tragitti non riconducibili all'attività lavorativa non costituiscono oggetto legittimo di rilevazione. Il sistema prevede quanto segue:

Il conducente può sospendere la rilevazione: sì / no

Se sì, con quale modalità

Se no, motivazione della scelta

L'impossibilità per il conducente di disattivare il dispositivo durante le pause o in situazioni di emergenza è uno dei profili censurati nel provvedimento n. 382/2026. Se la sospensione è esclusa, la motivazione va messa per iscritto: nel caso deciso la tutela del carico trasportato è stata ritenuta una ragione di cui dare atto.

7. Valutazione d'impatto e misure di protezione dalla progettazione

Il Titolare dichiara di avere svolto, prima dell'attivazione del sistema, la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati prevista dall'art. 35 del GDPR, e di avere adottato le misure di cui all'art. 25.

Valutazione d'impatto svolta in data

Misure tecniche e organizzative adottate

Data dell'ultimo aggiornamento della valutazione

Un monitoraggio sistematico di lavoratori tramite geolocalizzazione ricade tra i trattamenti per cui la valutazione d'impatto è richiesta. La sua assenza è stata contestata come violazione autonoma, insieme all'art. 25, anche in presenza dell'accordo sindacale. Resta un adempimento del Titolare: nessun fornitore può svolgerla al suo posto.

8. Tempi di conservazione

I dati sono conservati per il periodo indicato, coerente con le finalità dichiarate, e successivamente cancellati o resi anonimi, salvi obblighi di legge o esigenze di tutela in sede giudiziaria.

Periodo di conservazione dei dati di posizione

Periodo di conservazione dei report aggregati

Corrispondenza con l'impostazione della piattaforma: verificata il

9. Soggetti che accedono ai dati

  • personale interno autorizzato in base al ruolo (logistica, direzione, sicurezza);
  • fornitori tecnici che trattano i dati per conto del Titolare come responsabili del trattamento, incluso il fornitore della piattaforma di localizzazione;
  • autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

Ruoli aziendali con accesso alla posizione

Ruoli con accesso ai soli dati aggregati

Un account unico condiviso rende impossibile dimostrare chi ha consultato quali posizioni: gli accessi vanno nominativi e differenziati per ruolo.

10. Luogo del trattamento e trasferimenti extra-UE

Indicare dove risiedono i dati e, se previsti trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo, con quali garanzie. Nel caso della piattaforma fornita da TRACKYUP i dati di localizzazione risiedono su server nell'Unione europea; il dettaglio dei sub-responsabili e delle garanzie applicabili è nella nomina a responsabile del trattamento.

Luogo di conservazione dei dati

Trasferimenti extra-UE previsti e relative garanzie

11. Diritti dell'interessato

Il lavoratore può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità nei limiti previsti dalla legge, scrivendo al contatto indicato. Può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o ricorso all'autorità giudiziaria.

Contatto per l'esercizio dei diritti

12. Consegna e presa visione

Data di consegna dell'informativa

Nome e cognome del lavoratore

Firma per presa visione

La consegna deve precedere l'attivazione del sistema sul mezzo affidato al lavoratore. Conserva la copia firmata insieme all'accordo o all'autorizzazione e alla valutazione d'impatto: sono i tre documenti che vengono richiesti insieme.

Documento modello — TRACKYUP, marchio di YUP srls — https://trackyup.com/fac-simile-informativa-gps-dipendenti/

Se una voce non corrisponde a come lavori davvero, cambiala: un'informativa che descrive un sistema diverso da quello installato è peggio di nessuna informativa, perché documenta la discrepanza.

Dopo la firma

Le impostazioni che devono corrispondere a quanto hai dichiarato

Un'informativa corretta e una piattaforma configurata in modo diverso si contraddicono a vicenda. Queste sono le quattro impostazioni che vanno allineate al testo che hai appena compilato.

Se usi TRACKYUP raccontaci le finalità che hai dichiarato: impostiamo la configurazione coerente e ti diamo la descrizione tecnica dei dati raccolti, quella che serve da allegare alla richiesta all'Ispettorato.

Sul sito

Il regime dell'art. 4, i documenti e l'applicazione sui furgoni

Questa pagina è il documento. Il regime dell'art. 4 e l'applicazione sui furgoni stanno nelle pagine sotto.

Domande frequenti

Quello che ci chiedono prima di acquistare

Posso usare questo fac-simile di informativa così com'è?

No, va adattato. È uno schema di partenza che copre le voci richieste dagli artt. 13 e 14 del GDPR e i profili su cui il Garante è intervenuto nel 2026, ma le finalità, i tempi di conservazione e l'organizzazione degli accessi sono diversi in ogni azienda. Compilalo e fallo verificare dal consulente del lavoro o dall'avvocato privacy: il Titolare del trattamento è il datore di lavoro, non il fornitore del GPS.

Cosa deve contenere l'informativa sul GPS per i dipendenti?

Chi tratta i dati, per quali finalità, quali dati raccoglie il sistema, con quale frequenza li rileva, per quanto tempo li conserva, chi può consultarli, dove risiedono e quali diritti ha il lavoratore. Dopo il provvedimento n. 382 del 28 maggio 2026 vanno aggiunte tre voci che i modelli più vecchi non hanno: l'intervallo di rilevazione, se l'accesso in tempo reale è attivo, e se il conducente può sospendere la localizzazione durante le pause.

L'informativa basta o serve anche l'accordo sindacale?

Servono entrambi, e non sono alternativi. L'informativa assolve gli obblighi di trasparenza del GDPR; l'accordo con le rappresentanze sindacali, o in loro assenza l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro, è il presupposto richiesto dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. A questi si aggiunge la valutazione d'impatto dell'art. 35. Il fac-simile di accordo sindacale è il documento gemello; il regime dell'art. 4 è in controllo a distanza dei lavoratori.

Serve la valutazione d'impatto per il GPS sui mezzi aziendali?

Nel caso deciso dal Garante il 28 maggio 2026 la sua mancanza è stata contestata insieme all'art. 25 sulla protezione dei dati dalla progettazione. Il monitoraggio sistematico di lavoratori tramite geolocalizzazione ricade tra i trattamenti per cui la valutazione è richiesta. È un documento che resta all'azienda in quanto titolare: nessun fornitore può svolgerlo al suo posto, ed è per questo che quasi nessuno ne parla in fase di vendita.

Ogni quanto può rilevare la posizione senza violare la privacy?

Non esiste un valore fissato dalla legge: l'intervallo deve essere proporzionato alla finalità dichiarata. Il riferimento più recente è il provvedimento n. 382 del 28 maggio 2026, in cui la rilevazione ogni 60 secondi con vista in tempo reale è stata ritenuta illecita perché permetteva di ricostruire l'intero tragitto della persona, con una sanzione di 6.000 €. Il criterio esplicitato riguarda le granularità pari o inferiori a 1-2 minuti. L'azienda ha poi adottato 15 minuti disattivando il tempo reale. La scelta va fatta insieme alla finalità e messa per iscritto.

L'accordo sindacale mi mette al sicuro?

È necessario ma non sufficiente. Nel provvedimento n. 382/2026 l'accordo ai sensi dell'art. 4 esisteva, e il trattamento è stato comunque dichiarato illecito per come era configurato il sistema. La normativa sul lavoro e quella sulla protezione dei dati vanno rispettate entrambe, e la seconda guarda a parametri tecnici che l'accordo di solito non specifica.

Prossimi passi

Compilato il modello, allinea la configurazione a quello che hai scritto

Raccontaci le finalità che hai dichiarato e come usate i mezzi: ti indichiamo l'intervallo di rilevazione, i permessi e lo storico coerenti, e ti diamo la descrizione tecnica dei dati raccolti da allegare alla richiesta all'Ispettorato.

  1. Compila e fai verificare l'informativa
  2. Compila l'[accordo sindacale](/accordo-sindacale-gps/) o l'istanza all'Ispettorato
  3. Svolgi la valutazione d'impatto
  4. Configura il sistema di conseguenza

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